На можно тратить деньги кассы. На что можно потратить наличные деньги в кассе. Кто должен соблюдать

Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:

Кассовый аппарат (ККМ, ККТ)
– это устройство, необходимое для получения
денежных средств от ваших клиентов. Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.

Касса предприятия (операционная касса)
– это совокупность всех наличных операций
(прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.

Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.

Кассовая дисциплина
– это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).

Основными правилами кассовой дисциплины являются:

Кто должен соблюдать

Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККМ или выбранной системы налогообложения .

Как рассчитывается лимит остатка наличных денег по кассе

Порядок расчета лимита остатка по кассе представлен в приложении к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Согласно нему в 2019 году лимит остатка по кассе можно рассчитать одним из двух способов:

Вариант 1. Расчет исходя из объема поступлений в кассу наличных денег

L = V / P x N c

L

V
– объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем поступлений).

P
– расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы поступлений наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней

N c
– период времени между днем, в котором были получены наличные деньги и днём сдачи этих денег в банк. Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например
, если деньги сдаются в банк один раз в 3 рабочих дня, то N c = 3. При определении N c могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности (сезонность, режим рабочего времени и т.д.).

Пример расчета
. ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года. В декабре компания отработала 21 день и получила наличную выручку в размере 357 000 рублей. При этом кассир организации сдавал выручку в банк один раз в 2 дня. Лимит остатка по кассе в этом случае будет равен: 34 000 руб.
(357 000 руб. / 21 дн. x 2 дн.).

Вариант 2. Расчет исходя из объема выдач наличных денег из кассы

Данный способ как правило используют ИП и организации, которые не получают наличные в процессе деятельности, но периодически снимают деньги в банке (например, для расчетов со своими поставщиками).

В этом случае применяется формула:

L = R / P x N n

L
– лимит остатка наличных денег в рублях;

R
– объем выдач наличных денег за расчетный период в рублях (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других перечислений работникам). Вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем выдач наличных денег;

P
– расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы выдач наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней
, при этом его минимальное значение может быть любым.

N n
– период времени между днями получения денег в банке (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам). Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги снимаются в банке один раз в 3 рабочих дня, то N n = 3.

Пример расчета
. ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Наличную выручку общество не принимает, покупатели расплачиваются через банк. Однако периодически компания снимает наличные деньги в банке для расчетов с поставщиками. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года.

В декабре компания отработала 21 день и получила в банке наличных денег в размере 455 700 рублей. При этом кассир организации получал наличные в банке один раз в 4 дня. Заработная плата из кассы не выдавалась. Лимит остатка в этом случае будет равен: 86 800 руб.
(455 700 руб. / 21 дн. x 4 дн.).

Приказ для установления лимита по кассе

После того как вы рассчитаете лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе можно указать срок действия лимита, например, – 2019 год (образец приказа).

Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2019 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ.

Упрощенный порядок

Начиная с 1 июня 2014 года – ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит
остатка наличных денег по кассе.

Для того чтобы отменить лимит по кассе, необходимо издать специальный приказ. Он должен быть основан на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и обязательно содержать формулировку: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе»
(образец приказа).

Выдача наличных денег подотчетным лицам

Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.

Выдать деньги под отчет можно только на основании заявления от сотрудника
. В нем он должен указать: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).

Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).

Примечание
: желательно, чтобы в заявлении была строчка: «У сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам»
(так как по закону нельзя выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые не отчитались по предыдущим авансам).

В течение 3-х рабочих дней
после окончании срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу), работник должен представить бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет
с приложением документов, подтверждающих совершенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки и т.д.).

Иначе денежные средства, выданные сотруднику, нельзя будет зачесть в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придётся удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы .

Ограничение наличных расчетов

Ещё одним важным правилом кассовой дисциплины является соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности (ИП и организации) в рамках одного договора
суммой не более 100 тыс. рублей
.

23.04.2014 в Минюсте прошло регистрацию (№ 32079) Указание ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» (далее - Указание ЦБ РФ от 07.10.2013), устанавливающее правила обращения с наличными денежными средствами для организаций и индивидуальных предпринимателей. (Отметим сразу: рассматриваемое положение не распространяется на расчеты между физическими лицами, не являющимися индивидуальными предпринимателями, на банковские операции, а также на платежи, осуществляемые в соответствии с таможенным и налоговым законодательством.)

Указание ЦБ РФ от 07.10.2013 заменило собой привычное нам Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» (далее - Указание ЦБ РФ от 20.06.2007).

Что нужно учесть в связи с этим? Каковы различия между названными документами? Ответы в нашей статье.

Выдаем деньги из кассы

Поступившую в кассу наличку (в виде выручки, полученных страховых премий) расходовать можно, но только на определенные цели. В числе таких целей Указание ЦБ РФ от 07.10.2013
называет:

• выплаты страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;
• выдачу наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
• оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
• выдачу наличных денег работникам под отчет;
• возврат за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;
• выдачу наличных денег при осуществлении операций банковским платежным агентом (субагентом).

Надо отметить, что отличий от прежнего (установленного Указанием ЦБ РФ от 20.06.2007) списка целей расходования «кассовой выручки» не столь уж и много (если не считать части, касающейся платежных агентов ). Например, иначе (конкретнее) сформулированы разрешенные выплаты работникам (в прежнем документе это звучало так: «иные выплаты работникам», «стипендии, командировочные расходы»). Но не окажется ли эта конкретика неблагоприятной для организации? Предположим, командированное лицо потратило личные (а не подотчетные) средства. Можно ли их компенсировать из выручки, полученной в кассу? Вопрос…

Пример 1

Учредитель передал организации беспроцентный заем. Денежные средства были использованы на выдачу заработной платы сотрудникам. Нарушена ли кассовая дисциплина в таком случае?

Да, нарушена. В Указании ЦБ РФ от 07.10.2013
, с одной стороны, не запрещены выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера. Но, с другой стороны, речь идет о денежных средствах за проданные товары, оказанные услуги, выполненные работы (выручке) либо полученных страховых премиях. Иных источников поступления наличных денег, которые можно тратить минуя банковский счет, не предусмотрено.

Таким образом, полученные от учредителя средства сначала нужно сдать в банк, лишь потом снять и направить на выплату заработной платы сотрудникам.

Стоит, правда, отметить, что какой-либо ответственности за расходование беспроцентного займа на выдачу заработной платы без предварительного внесения средств на банковский счет в настоящее время не установлено.

А вообще все, что касается использования средств из кассы в финансовых операциях (таких как выдача и возврат займов, уплата процентов), как и прежде, под запретом.

Пример 2

Выручку, полученную за оказанные услуги наличными средствами, организация выдает из кассы на погашение займа, предоставленного организации учредителем. Нарушает ли она в этом случае кассовую дисциплину?

Да, нарушает, поскольку в перечне целей, на которые могут быть потрачены деньги из кассы, гашение займа не названо.

Более того, согласно наличные расчеты с физическими лицами по выдаче (возврату) займов (процентов по займам) осуществляются из наличных денег, поступивших в кассу участника наличных расчетов с его банковского счета.

К сведению: если организация направила на погашение займа наличную выручку и этот факт будет обнаружен контролирующими органами в течение последующих двух месяцев , организацию (и ее должностное лицо) могут оштрафовать за несоблюдение порядка хранения свободных (сверхлимитных) наличных денег. Сумма административного штрафа на должностных лиц варьируется от 4 000 до 5 000 руб., на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.

Ограничения на расход наличной выручки обозначены и для других операций. В пункте 4 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013
, в частности, отмечено: наличные расчеты в валюте РФ между участниками наличных расчетов (с соблюдением предельного размера), между участниками наличных расчетов и физическими лицами по операциям с ценными бумагами, по договорам аренды недвижимого имущества, по выдаче (возврату) займов (процентов по займам), по деятельности по организации и проведению азартных игр осуществляются за счет наличных денег, поступивших в кассу участника наличных расчетов с его банковского счета

. (Заметим, ранее действовавшие правила наличных расчетов подобного запрета на использование наличной выручки не содержали.)

Пример 3

Покупатель вернул товар, который был оплачен посредством банковской карты. Будет ли выдача покупателю наличных денег из кассы нарушением кассовой дисциплины?

Да, будет, поскольку в перечень целей, на которые можно тратить наличные средства, не входит выплата денег за возвращенный товар, ранее оплаченный по банковской карте. (Ситуация изменилась бы, если возвращенный покупателем товар был оплачен наличными.)

Кстати, эта позиция была озвучена ЦБ РФ и ранее (см. Официальное разъяснение от 28.09.2009 №
 34-ОР
).

Таким образом, если покупатель ранее расплатился картой за товар, при его возврате деньги также следует вернуть на банковский счет покупателя.

Соблюдаем лимиты расчетов

Предельный размер наличных расчетов в рамках одного договора

тот же, что и прежде, - 100 000 руб. (в валюте РФ либо иностранной валюте, эквивалентной 100 000 руб. по официальному курсу ЦБ РФ на дату проведения наличных расчетов).

Причем если ранее (в Указании ЦБ РФ от 20.06.2007) было отмечено, что данное ограничение действует при расчетах между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем, между коммерсантами при осуществлении ими расчетов, связанных с предпринимательской деятельностью, то теперь (п. 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013
) такого перечисления нет, ведь названные лица в рассматриваемом положении подпадают под понятие «участники наличных расчетов»

.

А вот требования к этим расчетам конкретизированы. Так, наличные расчеты производятся с учетом установленного лимита при исполнении гражданско-правовых обязательств, предусмотренных договором, заключенным между участниками наличных расчетов, и (или) вытекающих из него и исполняемых как в период действия договора, так и после окончания срока его действия

.

Впрочем, такое правило хоть и не было прописано ранее, в Указании ЦБ РФ от 20.06.2007, но следовало из других документов, его уточняющих. Письмом ЦБ РФ от 04.12.2007 №
 
190-Т
, в частности, разъяснено: каких-либо временных ограничений

для осуществления расчетов наличными деньгами (например, один рабочий день), правилами не установлено, значение (для признания нарушения) имеет только сумма расчета в рамках одного договора.

В Официальном разъяснении ЦБ РФ от 28.09.2009 №
 34-ОР
отмечено: поскольку в Указании ЦБ РФ от 20.06.2007 используется категория «в рамках одного договора», запрет на расчеты наличными деньгами в размере, превышающем 100 000 руб., распространяется на обязательства, предусмотренные договором и (или) вытекающие из него и исполняемые как в период действия договора, так и после окончания срока его действия.

Таким образом, как ранее, так и теперь наличные платежи по одному договору между одними и теми же лицами налоговики (в целях проверки кассовой дисциплины) суммируют, даже если они производятся в разные дни и их разделяет продолжительный период времени. Если же общая сумма наличных платежей по конкретному договору превысила 100 000 руб., участников наличных расчетов могут привлечь к административной ответственности по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ
.

Индивидуальный предприниматель платит за аренду помещения, предоставленного другим коммерсантом, наличными средствами в сумме 15 000 руб. (без НДС) в месяц. Срок действия договора аренды составляет 11 месяцев. Нарушается ли в данном случае кассовая дисциплина?

Да, нарушается, поскольку наличные платежи идут в рамках одного договора и их итоговая сумма составляет 165 000 руб. (15 000 руб. × 11 мес.), что больше установленного лимита расчетов.

Нарушение данного порядка (в случае обнаружения контролерами) ведет к наложению штрафа по ст. 15.1 КоАП РФ
. Причем (судя по судебным примерам) административное взыскание может быть наложено как на лицо, вносившее денежные средства, так и на лицо, их принимающее.

К сведению: стоит отметить, довольно старые разъяснения официальных органов, данные относительно порядка, действовавшего до Указания ЦБ РФ от 20.06.2007, свидетельствовали о том, что меры финансовой ответственности за осуществление расчетов наличными деньгами сверх установленных предельных сумм применялись в одностороннем порядке к лицу, производящему платеж в адрес другого лица (письма ЦБ РФ от 24.11.1994 № 14-4/308, УМНС по г. Москве от 30.12.2002 № 29-12/64034). Других (более свежих) посланий на этот счет не было.

В Указании ЦБ РФ от
07.10.2013
(п. 2
и 6
)обозначены цели безлимитного расходованияпоступивших в кассу наличных денег:

• выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
• выплаты на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
• выдача средств работникам под отчет.

Пример 5

Организация рассчитывается с физическим лицом за предоставленную им услугу. Действует ли в этом случае лимит наличных расчетов?

Нет, не действует, что следует из п. 4 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013
. Действующий лимит распространяется на расчеты между юридическими лицами, между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, а также между индивидуальными предпринимателями. Если же организация или индивидуальный предприниматель рассчитываются с «физиком», данный лимит соблюдать не нужно.

Только для коммерсантов

В отношении индивидуальных предпринимателей расширен перечень целей, на которые можно расходовать поступившую в их кассы наличность. В Указании ЦБ РФ от 07.10.2013
преду-смотрена возможность тратить наличную выручку, поступившую в кассу индивидуального предпринимателя, на свои личные (потребительские) нужды без каких-либо ограничений. Впрочем, согласно нормам гражданского законодательства (ч. 1 ст. 861 ГК РФ
) это не было запрещено и ранее, однако в Указании ЦБ РФ от 20.06.2007 такая возможность не была прописана.

И. Стародубцева,


аудитор-эксперт

В продолжение темы учета кассовых операций, затронутой в предыдущем номере, рассмотрим вопросы порядка расходования полученной денежной наличности.

C 1 июня 2014 г. действуют обновленные правила осуществления наличных расчетов как в рублях, так и в иностранной валюте, утвержденные указанием Банка России от 07.10.2013 г. № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» (далее по тексту – Указание № 3073-У). Вначале отметим, на какие операции не распространяются требования, установленные Указанием № 3073-У.

Под действие Указания № 3073-У (п. 1) не подпадают: – наличные расчеты с участием Банка России; – наличные расчеты в валюте РФ и в иностранной валюте между физическими лицами, не являющимися индивидуальными предпринимателями; – банковские операции, осуществляемые в соответствии с законодательством РФ, в том числе нормативными актами Банка России; – осуществление платежей в соответствии с таможенным законодательством РФ и законодательством РФ о налогах и сборах.

Таким образом, в отличие от ранее действовавших правил (Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 г. № 1843-У), Указанием № 3073-У четко очерчен круг операций, которые регламентируются обновленными правилами.

Цели расходования наличной
денежной выручки

Перед тем как перейти к порядку расходования денежной наличности, обозначим источники поступления наличных денег в кассу. Так, анализируя пп. 2–4 Указания № 3073-У, можно выделить 3 группы образования денежной наличности в кассе: 1 – наличная выручка от продажи товаров, выполнения работ и (или) оказания услуг, страховые премии; 2 – снятие денежных средств с расчетного счета; 3 – прочие наличные поступления (поступления денежных средств от учредителя, безвозмездная помощь, возврат неиспользованных подотчетных сумм).

Каждой группе источников соответствуют свои правила расхода денежной наличности.

Разрешенные цели расходования денежной наличности, полученной за проданные товары (выполненные работы, оказанные услуги), а также полученные страховые премии, приведены в п. 2 Указания № 3073-У. Так, поступившую в кассу денежную наличность можно израсходовать на осуществление: – выплат работникам сумм, входящих в состав фонда оплаты труда (заработная плата, премии, вознаграждения по итогам работы); – выплат социального характера работникам (пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, материальная помощь); – выплат страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами; – выдачи наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности; – оплаты товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг; – выдачи наличных денег работникам под отчет; – возврата за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги; – выдачи наличных денег при осуществлении операций банковским платежным агентом (субагентом) в соответствии с требованиями ст. 14 Федерального закона от 27.06.2011 г. № 161-ФЗ «О национальной платежной системе».

Разрешенные цели распространяются на индивидуальных предпринимателей и юридических лиц (далее по тексту – участники наличных расчетов), за исключением кредитных организаций. Кредитные организации вправе расходовать поступающую наличность в рублях без какого-либо ограничения целей расходования (п. 2 Указания № 3073-У).

Пример 1

Организация получила наличными денежными средствами выручку от реализации продукции в кассу. Правомерно ли использовать полученные наличные средства для выплаты заработной платы?

Ограничения по расходованию наличной выручки из кассы не распространяются на случаи выдачи заработной платы работникам (п. 2 Указания № 3073-У).

Пример 2

Учредитель организации внес в кассу деньги в качестве безвозмездной помощи. Полученные денежные средства были использованы на выплату работникам премии за достижение производственных результатов. Правомерно ли использовать полученные наличные средства для выплат, входящих в фонд оплаты труда?

Несмотря на то что п. 2 Указания № 3073-У разрешено тратить наличные средства на выплату заработной платы работникам, источником получения наличных денежных средств должна быть именно выручка от продажи товаров (работ, услуг), страховые премии. Полученные наличные средства в виде безвозмездной помощи сначала нужно внести на расчетный счет в банке и впоследствии, сняв по чеку, направить на выплаты, входящие в фонд оплаты труда.

Следует отметить, что новым порядком расходования наличной выручки допускается возможность расходования наличной выручки на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности (п. 2 Указания № 3073-У).

Гражданским законодательством трата денежных средств индивидуальным предпринимателем на личные нужды не запрещена (п. 1 ст. 861 ГК РФ). Однако на практике налоговые органы предъявляли претензии по этому поводу. Теперь данное уточнение снимет претензии со стороны налоговых органов.

Как уже было отмечено в статье из «БГ» № 6, посвященной анализу обновленного порядка ведения кассовых операций (утв. Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 г. № 3210-У), индивидуальный предприниматель вправе не применять кассовые документы и не устанавливать лимит остатка денежной наличности в кассе (издав приказ об этом решении).

Обратите внимание!

В письме ФНС РФ от 09.07.2014 г.
№ ЕД-4-2/13338 разъясняется, что индивидуальные предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов, могут не оформлять кассовые документы и кассовую книгу,
а поэтому налоговые инспекторы не будут в отношении таких предпринимателей проводить контрольные мероприятия
по выявлению неоприходованной денежной наличности.

В том случае если ИП продолжает оформлять кассовые документы (кассовую книгу, приходные и расходные кассовые ордера), то в графе «основание» расходного кассового ордера следует указывать «Выдача денежных средств на личные нужды».

Пунктом 4 Указания № 3073-У установлен перечень расходных операций, на которые может быть истрачена денежная наличность, снятая с расчетного счета. Перечень таких операций закрытый: – операции с ценными бумагами; – платежи по договорам аренды недвижимого имущества; – выдача и возврат займов, процентов по ним; – деятельность по организации и проведению азартных игр.

Таким образом, организация или индивидуальный предприниматель не могут напрямую расходовать наличные денежные средства (минуя расчетный счет), например, для оплаты арендных платежей по договору аренды недвижимого имущества.

Пример 3

ИП за счет наличной выручки от продажи товаров оплатил аренду производственного помещения, которое используется им в предпринимательской деятельности. Правомерно ли использовать полученные наличные средства от продажи товаров для выплаты платежей по договору аренды недвижимого имущества?

Наличные расчеты по договорам аренды недвижимого имущества должны проводиться за счет денежных средств, поступивших в кассу индивидуального предпринимателя с его банковского счета (п. 4 Указания № 3073-У). Таким образом, напрямую осуществлять платежи по договору аренды недвижимого имущества, минуя расчетный счет, нельзя.

При проведении подобных операций у ИП часто возникает вопрос: можно ли денежную наличность снимать с личного счета индивидуального предпринимателя?

В Указании № 3073-У речь идет о банковском счете, а это необязательно может быть расчетный счет индивидуального предпринимателя. То есть индивидуальный предприниматель может снимать деньги со своей личной банковской карты и оплачивать аренду недвижимости. Иное дело, когда индивидуальный предприниматель расходует денежные средства на оплату договора аренды недвижимости для личного пользования.

Пример 4

ИП оплатил наличными денежными средствами, полученными от реализации товаров, аренду гаража. Гараж используется предпринимателем для личных нужд. Правомерно ли использовать наличные средства из кассы, минуя расчетный счет, для осуществления платежей по договору аренды гаража?

В данном случае предприниматель выступает в качестве «обычного» физического лица, поскольку договор аренды заключен им не в статусе индивидуального предпринимателя. В связи с этим на него действие п. 2 Указания № 3073-У не распространяется.

Соблюдение лимита расчетов

Согласно п. 6 Указания № 3073-У наличные денежные расчеты в рублях и иностранной валюте между участниками наличных расчетов в рамках одного заключенного договора осуществляются в размере, не превышающем 100 тысяч рублей либо суммы в иностранной валюте, эквивалентной 100 тысячам рублей по официальному курсу Банка России на дату проведения наличных расчетов. Таким образом, максимальный размер расчетов наличными денежными средствами по одному договору,
заключенному между организациями, между организациями и предпринимателями, между предпринимателями, составляет 100 тысяч рублей. Такое ограничение действует в части исполнения гражданско-правовых обязательств, предусмотренных договором, заключенным между участниками наличных расчетов, и (или) вытекающих из него и исполняемых как в период действия договора, так и после окончания срока его действия (абз. 2 п. 6 Указания № 3073-У).

На практике это означает, что если срок действия заключенного договора между участниками наличных расчетов истек, а одна из сторон вносит в кассу остаток задолженности, то такой «довесок» включается в расчет лимита по договору.

Ограничение в части наличных расчетов также действует при выдаче кредитной организацией наличных денежных средств по требованию о возврате остатка денежных средств, перечисленных на специальный счет в Банке России (порядок открытия и ведения которого определен указанием Банка России от 15.07.2013 г. № 3026-У «О специальном счете в Банке России»). Таким образом, предельный размер ограничений не распространяется на кассовые операции, связанные с выплатой работникам сумм, входящих в состав фонда заработной платы, выплат социального характера, денежных средств на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности, выдачу работникам денежных средств под отчет.

Что касается порядка расчетов организаций и индивидуальных предпринимателей с физическими лицами, то они производятся в валюте РФ (в рублях), и при этом не установлено никаких ограничений в части их предельного размера (п. 5 Указания № 3073-У).

Пример 5

Организация вносит платежи по договору аренды имущества с другой организацией наличными денежными средствами в размере 10 000 руб. в месяц. Договор аренды заключен на год. Правомерно ли ежемесячно вносить в кассу денежные средства в счет выплаты платежей по договору аренды имущества?

В том случае, если итоговая сумма наличных платежей по одному договору превысит 100 000 руб., то организация нарушит кассовую дисциплину. Поскольку платежи по договору аренды превышают 100 000 руб., то часть превышающей суммы (20 000 руб.) необходимо оплатить безналичным путем.

В данной ситуации на участников наличных расчетов (т. е. на арендатора и арендодателя) может быть наложено административное взыскание по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ.

Как уже было отмечено, предельный размер расчетов с наличными денежными средствами действует в рамках одного договора, а поэтому иногда участники наличных расчетов пытаются обойти данное ограничение, разбив сумму на несколько договоров. Однако при проведении проверки кассовой дисциплины налоговые органы пытаются привлечь участников наличных расчетов, искусственно разбивших договор. То есть организации, индивидуальные предприниматели могут заключить несколько однотипных договоров, оплата по которым будет осуществляться наличными денежными средствами.

Налоговые органы такие договоры рассматривают как формально заключенные, направленные на совершение одной, а не нескольких сделок, и, как следствие, привлекают участников сделки к административной ответственности по ч. 1 ст. 15.1 КоАП.

Следует отметить, что арбитражная практика по большей части на стороне участников наличных расчетов. Аргумент судов (постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 23.05.2014 г. № А82-538/2014 и ФАС Восточно-Сибирского округа от 26.10.2010 г. № А78-4550/2010) сводится к тому, что заключение типовых по сути договоров гражданско-правового характера не может служить основанием для вывода о совершении сторонами одной сделки и превышении установленного размера расчета наличными деньгами. Кроме того, заключение нескольких договоров не противоречит гражданскому законодательству о свободе договорных отношений (ст. 421 ГК РФ).

Санкции за «наличные» нарушения

Налоговые органы наделены правом проверять полноту учета выручки в организации и у индивидуального предпринимателя. Такая проверка осуществляется с применением Административного регламента, утв. приказом Минфина РФ от 17.10.2011 г. № 133н.

Какие санкции предусмотрены за нарушение порядка ведения кассовых операций?

Статьей 15.1 КоАП РФ предусматривается административный штраф за следующие правонарушения: – осуществление наличных денежных расчетов с контрагентами сверх 100 000 руб. в рамках одного договора; – неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности; – допущение в кассе сверхлимитных денежных средств.

Размер штрафных санкций составляет: – на юридических лиц – от 40 000 до 50 000 руб.; – на должностных лиц – от 4000 до 5000 руб.

Указанная статья распространяется и на ИП, поскольку согласно положениям ст. 2.4 КоАП РФ лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, совершившие административные правонарушения, несут административную ответственность как должностные лица, если КоАП РФ не установлено иное.

Что подразумевается под понятием «неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности»?

Понятие «полное оприходование» включает в себя цепочку действий, которые должны быть совершены в день поступления денежной наличности в кассу: выписка приходного кассового ордера, отражение записей в кассовой книге о поступлении денежной наличности (решение арбитражного суда Республики Коми от 22.09.2014 г. № А29-4006/2014, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 23.04.2014 г. № 15 АП-4779/2014).

Существуют ли ограничительные сроки привлечения к административной ответственности?

Следует иметь в виду, что постановление об административном правонарушении может быть вынесено в течение двух месяцев со дня его совершения (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). На практике это означает, что если с момента расчетов с допущенным превышением предельного размера прошло более двух месяцев, то организация сможет избежать ответственности. Административная ответственность за пределами двухмесячного срока действует в части всех пунктов правонарушений, установленных ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ.

Но если налоговый орган «уложится» в двухмесячный срок со дня совершения нарушения (например, со дня траты наличной денежной выручки на цели, не разрешенные Указанием № 3073-У), то на организацию могут быть наложено сразу два штрафа (ч. 1 ст. 15.1, ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ) как на: – юридическое лицо (штраф может составить от 40 000 руб. до 50 000 руб.); – физическое лицо (штраф для руководителя может составить от 4000 руб. до 5000 руб.).

При нарушении предельного размера расчетов наличными денежными средствами возникает вопрос: на кого будет наложен штраф?

Как свидетельствует арбитражная практика, нарушителями сверхлимитных денежных расчетов будут являться как покупатель (т. е. вноситель денежных средств), так и продавец (т. е. получающая сторона). Кроме того, в самом тексте Указания № 3073-У
речь идет об участниках наличных расчетов, а ими являются как сторона, вносящая денежные средства, так и сторона, получающая их. А поэтому штраф может быть наложен как на покупателя (постановления ФАС Поволжского округа от 12.10.2010 г.
№ А65-6852/2010-САЗ-38 и Уральского округа от 31.08.2010 г. № Ф09-5561/10-С1, письмо ФНС РФ от 05.06.2013 г. № АС-4-2/10250), так и на продавца (постановления ФАС Волго- Вятского округа от 30.11.2010 г. № А28-2959/2010, от 27.07.2010 г. № А28-1778/2010).

Дата публикации: 20.05.2014 13:00 (архив)

В конце апреля Минюст России зарегистрировал указание Центробанка от 07.10.13 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» . В данном документе уточнен список целей, на которые допустимо расходовать наличную выручку, и названы случаи, когда лимит расчетов наличными можно не соблюдать.

В частности, предпринимателям разрешили тратить любые суммы на личные цели, а кассирам позволили не соблюдать лимит при выдаче денег под отчет. Документ вступает в силу с 1 июня.

Цели, на которые можно расходовать наличную выручку

Прежний порядок

До вступления в силу документа перечень целей, на которые разрешено расходовать наличную выручку, следует искать в указании Центробанка от 20.06.07 № 1843-У (далее — Указание № 1843-У). Данный перечень является закрытым и в него входят:
зарплата и иные выплаты работникам (в том числе социального характера);

• командировочные расходы;
• оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ и услуг;
• возврат полученной ранее наличной оплаты в случае возврата товара, неоказания услуг или невыполнения работ;
• выплаты страховых возмещений по договорам страхования физических лиц.

Что изменилось для организаций

Указание Центробанка корректирует список целей, на которые можно тратить наличную выручку. Вместо «зарплаты и иных выплат работникам» в списке теперь значатся «выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера». А на смену командировочным расходам пришло более широкое понятие — «выдача подотчетных сумм работникам». Все прочие пункты остались неизменными.

Отдельно оговорено, как нужно поступать, если организации понадобилось рассчитаться наличными за ценные бумаги, оплатить аренду недвижимости, выдать или вернуть займы и проценты по ним, либо внести плату за организацию и проведение азартных игр. Из пункта 4 указания следует, что в этом случае бухгалтерия должна сначала сдать выручку в банк, а затем снять ее и направить на перечисленные цели.

Что изменилось для предпринимателей

Все вышеперечисленные новшества, установленные для юридических лиц, распространятся и на индивидуальных предпринимателей. Плюс к этому для индивидуальных предпринимателей предусмотрена еще одна цель расходования наличной выручки. Указание Центробанка предоставляет индивидуальному предпринимателю полное право тратить наличные деньги на личные (потребительские) нужды, не связанные с предпринимательской деятельностью.

Заметим, что ранее вопрос о расходовании наличности на личные нужды индивидуального предпринимателя не был полностью урегулирован. Многие специалисты полагали, что предприниматель и прежде мог беспрепятственно забрать из кассы любую сумму и потратить ее на любые цели, в том числе на домашние, семейные и проч. При этом ни заявление на выдачу денег под отчет, ни авансовый отчет не требовался. Единственное, что нужно было сделать, это оформить расходный ордер и создать запись в кассовой книге.

Ответственность за нецелевое использование наличной выручки

В общем случае за нарушение порядка работы с денежной наличностью налоговики могут оштрафовать компанию или предпринимателя на основании статьи 15.1 КоАП РФ . Но под санкцию подпадают не любые нарушения, а лишь те, что упомянуты в данной статье Кодекса. Нецелевое расходование наличной выручки там не упомянуто.

Следовательно, привлекать к административной ответственности за такую провинность инспекторы не станут. Наказание в рамках иных законов также не предусмотрено.

Лимит наличных расчетов по одной сделке
Прежний порядок

До начала действия нового документа лимит наличных расчетов будет регламентироваться Указанием № 1843-У . В нем говорится, что наличные расчеты между двумя юридическими лицами, двумя ИП, либо между юридическим лицом и ИП, не могут превышать 100 000 рублей по одному договору. При этом из текста Указания № 1843-У нельзя сделать однозначного вывода, распространяется ли аналогичное ограничение на выплату заработной платы и на выдачу подотчетных сумм.

При выдаче зарплаты, стипендий и иных выплат сотрудникам лимит применять не нужно. Во время командировки сотрудник вправе оплачивать любые услуги от своего имени без соблюдения лимита. Но если речь идет о расчетах по договорам, заключенным от имени работодателя, то соблюдение лимита становится непременным условием.

Большинство фирм пользуются в своей работе безналичными расчетами. Это удобный способ расчетов как для самой компании, так и для контролирующих органов. Позволяет легко отслеживать потоки денежных средств. Однако часть расчетов все равно выполняется в наличных. Хранятся они в кассовом аппарате. Получаемая компанией наличная выручка должна расходоваться в соответствии с правилами. Если они не будут соблюдаться, то фирма может быть привлечена к ответственности.

На что можно тратить наличные

Если фирма не реализует товары и услуги за наличные, ей не обязательно приобретать кассовый аппарат. Однако даже если подавляющее число расчетов проводится безналичным путем, все равно часть операций осуществляется посредством наличных. К примеру, это могут быть расчеты с персоналом, подотчетными лицами.

Откуда в кассе компании оказываются наличные средства? Кассу можно пополнить, сняв средства с р/с организации и поместив деньги в аппарат. Однако самый распространенный путь пополнения – получение наличных средств от покупателей. То есть в кассе обычно оказывается наличная выручка. Средства также могут поступать от подотчетных сотрудников.

Наличные, оказавшиеся в кассе, нельзя тратить на любые цели. Средства можно выдавать только на цели, оговоренные в законе (пункт 2 Указаний ЦБ №3073-У от 7 октября 2013 года). Это следующие направления:

• Выдача ЗП, соцвыплат (помощь сотрудникам, оплата проезда, поездок в командировки), аванс.
• Погашение долга перед поставщиком.
• Передача средств покупателю в том случае, если последний вернул товар.
• Возврат средств за услуги, которые были оплачены, но не были исполнены.
• Оплата страховки на основании соглашений с ФЛ, которые перевели страховые премии наличными.
• Выдача наличных по действиям банковского агента. Операция проводится на основании статьи 14 ФЗ №161 от 27 июня 2011 года.

Этот перечень целей расходования актуален и для ЮЛ, и для ИП.

Выдача ЗП сотрудникам

ЗП может предоставляться, на основании статьи 136 ТК РФ, следующими способами:

• Перевод на р/с работника.
• Выдача ЗП из кассового аппарата.

Допускается выдача заработка из наличной выручки. Однако здесь есть нюансы. Если сотрудник фирмы – нерезидент страны, выдача ему ЗП из наличных сопряжена с риском. Такие расчеты – это валютные операции. Соответствующее положение содержится в ФЗ №173 «О валютном регулировании». В этом нормативном акте приведен перечень операций, которые могут осуществляться с нерезидентами. В нем нет операции по выдаче ЗП наличными. Однако и запрета на это действие в законах нет.

Представители ряда государственных структур полагают, что выдавать ЗП нерезиденту из наличной прибыли нельзя. Подобное указание, например, содержится в письме службы финансового надзора от 7.09.14. Однако позиция судебных органов другая. Обычно судьи при рассмотрении дел о выдаче ЗП нерезиденту встают на сторону компании.

К СВЕДЕНИЮ!
Если руководитель желает избежать доведения дела до суда, рекомендуется переводить заработок нерезиденту на его счет в банке. Это более безопасный вариант.

Выдача наличных под отчет

Наличная выручка может выдаваться подотчетному лицу. При выдаче средств руководитель должен издать соответствующий приказ. Это единственное условие предоставления наличных. Ранее правила выдачи средств были более строгими. В частности, сотрудник должен был предоставить отчет по предыдущему авансу. Для получения наличных работник составлял заявление, в котором прописывались цели получения аванса и его сумма. Новый порядок выдачи средств установлен Указаниями ЦБ №4416-У от 19 июня 2017 года.

Наличные подотчетным лицам могут предоставляться на любой срок. Однако последний должен быть оговорен в учетной политике. Кроме того, в законе ничего не сказано о лимите выдаваемых средств. То есть размер аванса может быть любым.

ВНИМАНИЕ! Правила предоставления аванса под отчет содержатся в пункте 6.3 Указаний ЦБ №3210-У от 11 марта 2014 года в редакции от 19 июня 2017 года (Указание №4416-У).

Оказание финансовой помощи

Материальная помощь оказывается при следующих обстоятельствах:

• Смерть близких родственников.
• Свадьба.
• Рождение ребенка.

В большинстве случаев выдается именно из кассы. Связано это с тем, что необходимость в оказании помощи обычно появляется внезапно. То есть подобные траты нельзя прогнозировать. Возможность расходования наличных на социальные выплаты оговорена в Указаниях №3073-У от 7 октября 2013 года. А финансовая помощь работникам, на основании пункта 90 Приказа Росстата №498 от 26 октября 2015 года, как раз считается социальной выплатой.

Возврат задолженности поставщику

Наличную выручку можно использовать для погашения задолженностей перед поставщиком. Однако есть исключение – это платежи за аренду. Это исключение оговорено в пункте 4 Указаний ЦБ №3073-У от 7 октября 2013 года. Для погашения таких задолженностей придется брать средства с р/с, приходовать их в кассу. Только после этого возможны расчеты по аренде.

Хотя возврат долга поставщику из наличной выручки разрешен, плательщик все равно может столкнуться с налоговыми рисками. Для их уменьшения следует воспользоваться этими правилами:

• Если расчеты производятся не с поставщиком, а с его представителем, у последнего нужно попросить доверенность на получение средств.
• Максимальная выплата по одному соглашению с поставщиком – 100 000 рублей (основание – пункт 6 Указаний ЦБ №3073-У от 7 октября 2013 года).
• После проведения оплаты нужно запросить у поставщика чек.

Все операции с наличными должны подтверждаться документально.

На что нельзя тратить наличную выручку

Из кассы нельзя брать средства для предоставления займов работникам или учредителям (пункт 4 Указание ЦБ №3073-У от 7 октября 2013 года). Кроме того, из наличной выручки не выплачиваются дивиденды учредителям.

Если речь идет о ЮЛ, директор компании не имеет права брать средства из кассы на свои личные нужды. Однако данный запрет не касается ИП. Предприниматель имеет право брать наличные на свои нужды на основании пункта 2 Указаний №3073-У от 7 октября 2013 года.

Ответственность за несоблюдение правил работы с наличностью

Перечень наказаний за нецелевое использование наличных оговорен в статье 15.1 КоАП РФ. Однако в этой статье содержится ограниченный список правонарушений, за которые лицо может быть привлечено к административной ответственности.

Проверка на предмет осуществляется инспекторами налоговой, представителями обслуживающего банка. В некоторых случаях в соглашении с компанией на ее банковское обслуживание прописаны наказания за кассовые нарушения. В этом случае на фирму накладывается штраф.

В КоАП РФ оговорены эти штрафы:

• 4 000-5 000 рублей для должностных лиц.
• 40 000-50 000 рублей для ЮЛ.

Штраф накладывается при наличии этих правонарушений:

• Превышение (100 000 рублей), актуального при расчетах наличными.
• Средства не были оприходованы.
• Превышение .

В некоторых случаях штраф заменяется на вынесение предупреждения. Актуально подобное послабление в этих случаях:

• Компания имеет совсем небольшой оборот.
• Нарушение совершил ИП.
• Нарушение обнаружено впервые.
• Не было причинено ущерба.
• Нарушение не стало причиной угрозы здоровью.

Если проверяются филиалы, расположенные в различных регионах, штраф будет выписываться местными инспекторами.